Seluruh direktur dan karyawan (pengertian “karyawan” merujuk pada karyawan tetap dan karyawan yang dipekerjakan untuk jangka waktu tertentu dengan jabatan apa pun) PT. Coca-Cola Bottling Indonesia dan PT. Coca-Cola Distribution Indonesia (selanjutnya disebut “Perusahaan”) akan menerima satu salinan Pedoman Tata Cara Etika Bisnis ketika mereka diterima bekerja pada Perusahaan dan wajib untuk mematuhi Pedoman Tata Cara Etika Bisnis tersebut dalam menjalankan pekerjaannya.

Pedoman Tata Cara Etika Bisnis dapat diubah setiap saat oleh Perusahaan dan perubahan tersebut berlaku terhadap setiap direktur dan karyawan Perusahaan terhitung sejak tanggal perubahan tersebut diumumkan oleh Perusahaan. Selain itu, setiap pihak ketiga yang bekerja sama dengan Perusahaan harus menerima Pedoman Tata Cara Etika Bisnis ini serta memahami kewajibannya berdasarkan Pedoman Tata Cara Etika Bisnis tersebut.

Persetujuan
Direktur dan/atau atasan langsung karyawan (dengan jabatan minimal manager) Perusahaan (sesuai dengan tingkatan kasus) harus meninjau dan dapat memberikan persetujuan secara tertulis untuk setiap keadaan yang mensyaratkan ijin khusus, sebagaimana diuraikan dalam Pedoman Tata Cara Etika Bisnis. Salinan persetujuan ini harus disimpan oleh Human Resources Manager dan diberikan kepada pemeriksa atau penyidik, dalam hal ini adalah IR, Fraud Control, and Security Manager (jika diminta). Penyimpangan Atas Pedoman Tata Cara Etika Bisnis
Permohonan Penyimpangan terhadap ketentuan Pedoman Tata Cara Etika Bisnis oleh manager atau direktur harus disetujui oleh dewan direksi Perusahaan dan segera akan diungkapkan kepada pihak yang berwenang sejauh disyaratkan oleh hukum atau peraturan.

Memantau Kepatuhan Terhadap Hukum
Setiap direktur dan karyawan bertanggung jawab untuk mengambil langkah yang diperlukan guna mencegah pelanggaran terhadap Pedoman Tata Cara Etika Bisnis.

Setiap direktur dan karyawan wajib untuk melaporkan setiap dugaan pelanggaran Etika Bisnis kepada manager mereka atau atasan yang lebih tinggi.

Selain kepada manager atau atasan yang lebih tinggi, setiap direktur atau karyawan juga dapat melaporkan secara langsung dengan dijamin kerahasiaannya kepada Industrial Relations, Fraud Control and Security Manager di nomor (021) 2758 6028, National Examiner and Account Receivable Manager di nomor (021) 2758 6018, National Legal Manager and Corporate Secretary di nomor (021) 2758 6024, Human Resources Director di nomor (021) 2758 6068 atau President Director Perusahaan.

Dalam hal direktur atau karyawan memilih untuk melaporkan dugaan pelanggaran Etika Bisnis kepada manager atau atasan yang lebih tinggi, pihak yang dilapori wajib untuk meneruskan laporan tersebut kepada Industrial Relations, Fraud Control and Security Manager di nomor (021) 2758 6028, National Examiner and Account Receivable Manager di nomor (021) 2758 6018, National Legal Manager and Corporate Secretary di nomor (021) 2758 6024, Human Resources Director di nomor (021) 2758 6068 atau President Director Perusahaan.

Perusahaan akan melakukan upaya-upaya yang diperlukan untuk menjaga kerahasiaan identitas setiap orang yang melaporkan dugaan pelanggaran Pedoman Tata Cara Etika Bisnis, dan Perusahaan menjamin bahwa Perusahaan akan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk meminimalisir kemungkinan akan terjadinya tindakan pembalasan atau balas dendam terhadap orang tersebut.

Terhadap dugaan terjadinya kegiatan melawan hukum, maka Industrial Relations, Fraud Control and Security Manager Perusahaan harus diberitahu. Industrial Relations, Fraud Control and Security Manager harus melaporkan pelanggaran Pedoman Tata Cara Etika Bisnis dan tindakan perbaikan atau koreksi yang dilakukan kepada Human Resources Director dan President Director secara berkala.

Penyidikan
Tanggung jawab untuk menegakkan Pedoman Tata Cara Etika Bisnis, melakukan penyidikan terhadap pelanggaran Pedoman Tata Cara Etika Bisnis dan menentukan tindakan perbaikan atau koreksi berikut tindakan disipliner berada ditangan Industrial Relations, Fraud Control and Security Manager dan dilakukan atas nama President Director.

National Examiner and Account Receivable Manager dan/atau National Legal Manager and Corporate Secretary akan dilibatkan apabila diperlukan dalam proses penyidikan. Mereka akan bekerja sama dengan direktur atau manager dari karyawan yang melakukan pelanggaran untuk memberikan saran mengenai tindakan perbaikan dan disipliner.

National Examiner and Account Receivable Manager berikut stafnya harus secara terus menerus mewaspadai kepatuhan terhadap Pedoman Tata Cara Etika Bisnis. Setiap pelanggaran terhadap Pedoman Tata Cara Etika Bisnis harus diuraikan dalam laporan rahasia dan diteruskan kepada Industrial Relations, Fraud Control and Security Manager. Hal yang sama berlaku terhadap auditor eksternal. Jika auditor eksternal menemukan adanya pelanggaran terhadap Pedoman Tata Cara Etika Bisnis, mereka harus melaporkan hal tersebut kepada Industrial Relations, Fraud Control and Security Manager.

Tindakan Disipliner
Pelanggaran atas Pedoman Tata Cara Etika Bisnis oleh direktur atau karyawan Perusahaan dapat mengakibatkan dikenakannya tindakan disipliner terhadap yang bersangkutan, yang, bergantung pada kondisi masalah, dapat berupa surat peringatan, pembebasan tugas, penurunan jabatan, pembayaran kompensasi kepada Perusahaan dengan pemotongan gaji, penghapusan atau pengurangan insentif atau pemutusan hubungan kerja. Tindakan disipliner juga akan berlaku terhadap mereka yang:

Pelanggaran Pedoman Tata Cara Etika Bisnis bukan merupakan satu-satunya dasar diambilnya tindakan disipliner berkenaan dengan direktur dan karyawan. Perusahaan juga memiliki kebijakan dan tata cara yang mengatur perilaku karyawan. Pertanyaan seputar kebijakan dan tata cara tambahan ini harus diajukan kepada atasan langsung direktur atau karyawan tersebut.
Selain tindakan disipliner dari Perusahaan, beberapa pelanggaran terhadap Pedoman Tata Cara Etika Bisnis dapat berakibat tuntutan perdata atau pidana.

Tandatangan dan Pernyataan Menerima
Setiap direktur, karyawan dan pihak ketiga yang bekerjasama dengan Perusahaan harus menandatangani formulir pernyataan penerima yang menegaskan bahwa mereka telah membaca Pedoman Tata Cara Etika Bisnis dan memahami ketentuannya. Bagaimanapun juga tidak dibacanya Pedoman Tata Cara Etika Bisnis atau tidak ditandatanganinya formulir pernyataan oleh penerima tidak dapat dijadikan alasan untuk memberi toleransi untuk tidak mematuhi Pedoman Tata Cara Etika Bisnis ini.

Contoh perilaku dalam praktek
Kecurangan, Korupsi dan Transaksi Tidak Wajar
Tindakan: General Manager menjamu pejabat pemerintah yang bertanggung jawab untuk menerbitkan ijin khusus agar truk dapat melewati daerah terlarang. Dalam pertemuan tersebut, General Manager memberikan televisi dan DVD player kepada pejabat sebagai “tanda penghormatan untuk pejabat yang mulia.”

Keputusan: Hal tersebut merupakan tindakan penyuapan. Tindakan tersebut melanggar Pedoman Tata Cara Etika Bisnis dan hukum.

Tindakan: Staf penjualan (BDR) telah mengambil cuti sakit selama 45 hari dalam setahun dan dibuktikan dengan surat keterangan dokter dalam setiap cuti sakit yang diambil. Penyidikan atas cuti tersebut menunjukkan adanya perbedaan tandatangan antara surat keterangan yang sah dan surat keterangan yang lain. Ternyata karyawan tersebut telah mencuri buku surat keterangan dan menulis surat keterangan tersebut sendiri.

Keputusan: Tindakan tersebut melanggar Pedoman Tata Cara Etika Bisnis dan hukum. Karyawan tersebut diberhentikan dan dituntut karena tindak kecurangan dan pidana.

Tindakan: Anggota tim produksi ditugaskan untuk sementara waktu di kantor pusat dan diberikan kartu kredit Perusahaan. Dengan menggunakan kartu tersebut ia mengeluarkan Rp.5.000.000 untuk biaya pribadi dan menjamu manager dalam beberapa kesempatan. Kartu kredit tersebut disetujui oleh manager tanpa pertanyaan atau peninjauan.

Keputusan: Pengeluaran pribadi tidak boleh menggunakan kartu kredit Perusahaan kecuali dalam keadaan darurat. Pada waktu menjamu, staf seniorlah yang harus membayar tagihan. Karyawan ybs dan manager diberhentikan karena melanggar

Pertentangan Kepentingan atau Tugas
Tindakan: Suami asisten administrasi memiliki perusahaan ATK dengan harga yang lebih murah dibandingkan dengan perusahaan pemasok lain.Tugas asisten di Perusahaan termasuk memesan ATK, jadi dia memesan ATK tersebut dari perusahaan suaminya. Namun dia tidak meminta persetujuan terlebih dahulu dari atasannya atas transaksi dengan anggota keluarga tersebut.

Keputusan: Karyawan ybs melanggar Pedoman Tata Cara Etika Bisnis. Atasan harus memberikan persetujuan terlebih dahulu atas setiap transaksi jika dalam transaksi tersebut karyawan memiliki kepentingan keuangan. Karyawan tersebut akan dikenakan tindakan disipliner.

Tindakan: Staf penjualan melayani restoran waralaba yang dimiliki oleh sepupunya. Staf penjualan tersebut bertanyatanya apakah hubungan tersebut mensyaratkan tindakan khusus.

Keputusan: Ya, hal tersebut memerlukan tindakan khusus. Semua pelanggan harus diperlakukan secara adil dan jujur. Bahkan walaupun restoran yang dimiliki sepupu tidak menerima perlakuan istimewa, hubungan tersebut dapat memberi kesan timbulnya perlakuan tersebut. Staf penjualan tersebut harus memberitahu managernya tentang hubungan tersebut, dan atasan staf penjualan dapat memutuskan untuk menugaskan staf penjualan lain ke restoran tersebut.

Tindakan: Koordinator pembelian menerima jam berlian dari pemasok yang melakukan banyak transaksi usaha dengan Perusahaan. Koordinator pembelian dan pemasok adalah teman. Koordinator pembelian dengan sopan mengembalikan jam, dan menerangkan bahwa Perusahaan tidak memperbolehkan untuk menerima hadiah mewah dan melaporkan peristiwa tersebut kepada atasannya.

Keputusan: Karyawan tersebut membuat keputusan yang tepat. Dia mengetahui bahwa jam berlian tersebut dapat mempengaruhi keputusan membelinya atau dapat mempengaruhi keputusan staf lain.

Tindakan: Pelanggan meminta staf penjualan untuk memberikan kredit sebagai persediaan dan menandainya sebagai produk kadaluarsa namun produk tersebut sebenarnya disimpan digudang dengan imbalan makan siang gratis. Staf penjualan tersebut tidak suka dengan usulan tersebut dan melaporkan hal tersebut kepada atasannya.

Keputusan: Tindakan tersebut sudah tepat. Karyawan tidak boleh terlibat dalam setiap kegiatan yang melanggar Pedoman Tata Cara Etika Bisnis atau hukum. Pelanggan diberitahu bahwa praktek tersebut tidak dapat dibenarkan.

Tindakan: Manager mencari pemasok untuk melakukan pekerjaan konstruksi untuk kepentingan Perusahaan dan menerima tiga penawaran dalam amplop tertutup untuk pekerjaan tersebut. Manager memberikan perusahaan favoritnya rincian tentang penawaran pesaingnya sehingga perusahaan tersebut dapat memenangkan tender tersebut.

Keputusan: Tindakan tersebut salah. Manager mengungkapkan informasi Perusahaan yang bukan untuk konsumsi umum dan menghindari proses lelang. Dia akan dikenakan tindakan disipliner.

Menggunakan Aset Perusahaan
Tindakan: Plant Manager mengunakan telepon Perusahaannya dan telepon genggamnya untuk panggilan pribadi secara berlebihan.

Keputusan: Mungkin kedengarannya tidak banyak, namun kerugian Perusahaan dalam hal waktu kerja dan biaya telepon jika dihitung berjumlah ratusan ribu rupiah. Dia akan dikenakan tindakan disipliner. Peninjauan ulang terhadap kebijakan penggunaan telepon selular yang sekarang berlaku harus digunakan sebagai pedoman Saudara mengenai hal ini.

Tindakan: Staf penjualan memegang kendaraan “tool of trade” dan, tanpa memberitahu manager, bepergian dari Jakarta ke Surabaya pada cuti tahunan, yang diketahui karena terjadinya kecelakaan kendaraan bermotor di Surabaya.

Keputusan: Peninjauan kebijakan yang berlaku sekarang di Perusahaan menunjukkan bahwa kendaraan “tool of trade” hanya dapat dikendarai untuk Kepentingan bisnis dan tidak diperkenankan untuk digunakan pada cuti tahunan, kecuali dengan persetujuan tertulis sebelumnya dari Department Head. Staff Penjualan tersebut akan dikenai tindakan disipliner.

Melakukan Pekerjaan Lain
Tindakan: Senior Manager ditawarkan posisi di sebuah perusahaan sebagai direktur non-eksekutif untuk bisnis yang tidak terikat dengan Perusahaan. Dia menanyakan kepada manager apakah hal tersebut diperbolehkan.

Keputusan: Tindakan yang tepat. Sebelum menerima suatu jabatan, harus diperoleh persetujuan tertulis sebelumnya dari President Director Perusahaan berkenaan dengan semua usaha (kecuali badan amal atau usaha keluarga yang tidak ada kaitannya dengan Perusahaan). Persetujuan bergantung pada kepastian bahwa persetujuan tersebut tidak berdampak pada mutu kerja, tidak menggunakan informasi atau aset Perusahaan atau dengan cara lain menimbulkan pertentangan kepentingan dengan tugasnya.

Menggunakan Informasi
Tindakan: Finance Manager memiliki teman yang ingin meminjam daftar alamat e-mail Perusahaan. Teman tersebut ingin mengirim e-mail penawaran usahanya kepada para karyawan Perusahaan.

Keputusan: Finance Manager mengetahui bahwa tindakan tersebut merupakan penyalahgunaan aktiva/data Perusahaan. Dia menjelaskan hal tersebut kepada temannya, dan menolak permintaan tersebut. Tindakan tersebut adalah tindakan yang tepat.

Tindakan: Sales Manager mempersiapkan presentasi tentang promosi baru Perusahaan. Dia tertarik dengan rencana tersebut dan ingin membahasnya dengan teman di luar Perusahaan. Dia tidak yakin apakah tindakan tersebut akan melanggar Etika Bisnis, jadi dia menanyakannya kepada managernya.

Keputusan: Tindakannya sudah tepat. Berbagi informasi yang bukan untuk konsumsi umum merupakan pelanggaran Pedoman Tata Cara Etika Bisnis, walaupun penerima tidak bekerja untuk perusahaan pesaing, pelanggan atau pemasok.

Tindakan: Senior Manager mengadakan perjalanan dengan pesawat udara bersama rekan kerja untuk melakukan akuisisi. Mereka mulai membahas proses akuisisi dan salah satu dari mereka memperhatikan seseorang di seberang sana mendengarkan secara seksama dan mencatatnya.

Keputusan: Mereka dengan cepat memutuskan sudah saatnya untuk mengganti topik pembicaraan. Tidaklah baik untuk membahas masalah Perusahaan di keramaian yang mungkin didengar oleh orang lain dan mengambil keuntungan dari informasi tersebut.

Catatan Pembukuan dan Laporan
Tindakan: Karena sudah menjelang akhir tahun, General Manager menyadari bahwa kegiatan operasionalnya telah melebihi sasaran laba dalam rencana usaha intinya. Manager menanyakan bagian Keuangan apakah dia harus mencatat setiap pendapatan selanjutnya yang diterima pada tahun tersebut di luar pembukuan untuk dibukukan pada permulaan tahun depan.

Keputusan: “Jangan pernah berfikir untuk melakukan hal tersebut! demikian perintahnya. Semua pendapatan dan pengeluaran harus dicatat dalam periode yang bersangkutan.

Tindakan: Staf penjualan berhenti bekerja di Perusahaan dan bekerja di perusahaan pesaing dan sebelum meninggalkanPerusahaan, dia mengambil catatan pelanggan yang kemudian digunakan di tempat kerjanya yang baru. Pelanggan mengeluh setelah menerima presentasi tentang apa yang dapat dilakukan perusahaan pesaing untuknya.

Keputusan: Informasi tetap menjadi milik Perusahaan dan tidak dapat diambil dari Perusahaan. Dalam hal ini dapat dikenakan tuntutan hukum.

Sumber : http://www.coca-colabottling.co.id/data/cobc/COBC-INA.pdf

Seluruh keterangan di atas merupakan tata cara etika bisnis di Coca-Cola Indonesia (dalam hal ini adalah PT. Coca-Cola Bottling Indonesia dan PT. Coca-Cola Distribution Indonesia) yang berlaku bagi seluruh karyawan yang dipekerjakan oleh perusahaan tersebut.

Hal yg dilakukan perusahaan Coca-Cola sangat baik. Karena semakin maraknya pelanggaran yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan dalam etika bisnis. Sudah seharusnya seluruh perusahaan di Indonesia melakukan hal yang sama.

Tapi saya kurang melihat adanya perlindungan terhadap konsumen (pelanggan) dalam hal ini bukan agen atau penyalur. Perusahaan lebih banyak menekannya pada pelanggaran etika bisnis pada internal perusahaan. Sedangkan pelanggaran etika bisnis yg menyangkut dengan kepentingan konsumen juga penting. Padahal pelanggaran etika bisnis terhadap konsumen dapat juga menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Untuk itu sebagai salah satu konsumen produk Coca-Cola, saya menyarankan agar perusahaan membuat poin khusus yang berkenaan dengan pelanggaran etika bisnis yang dilakukan oleh karyawan terhadap konsumen. Jika dilakukan, saya yakin ini akan semakin membuat konsumen merasa terlindungi dan tingkat kepercayaan terhadap Coca-Cola akan semakin tinggi. Volume penjualan pun dapat dimungkinkan bertambah. Dengan naiknya penjualan maka keuntungan yang diperoleh pun bertambah.

Lakukanlah yang terbaik bagi konsumen maka perusahaan anda akan tetap bertahan.